Comment travailler avec des sociétés d’experts-conseils?

Lorsqu’on décide de mandater des sociétés d’experts-conseils, on doit avoir un plan. La première étape de la phase de planification est donc de définir la solution visée ainsi que la portée du projet. Pour obtenir un tel plan de projet général ainsi que des estimations sommaires qui aideront à choisir quels volets du projet confier à une société d’experts-conseils, on recommande de faire appel à une firme différente de celle qui réalisera les travaux. De cette façon, on s’assure que les travaux se déroulent conformément au plan établi. Voici donc les grandes lignes pour optimiser le potentiel de votre collaboration avec une firme d’experts-conseils.

 

Comment travailler avec une firme d’experts-conseils ?

C’est important d’encadrer le travail des sociétés d’experts-conseils en déterminant les livrables qu’elles devront produire. Il faut aussi leur communiquer le plus précisément possible les paramètres de votre projet. Parmi eux, on peut penser aux unités d’affaires participantes, au processus d’affaires visé, aux données à convertir, aux interfaces à bâtir, à l’approche de déploiement à adopter, à la méthodologie sélectionnée et aux versions des progiciels à implanter. Ces sociétés souhaitent obtenir un mandat le plus complet possible, mais c’est à vous de choisir celles à qui vous confierez une part du projet, selon leur champ d’expertise.

 

C’est important de bien établir les balises d’un projet, autant pour vous que pour la firme d’experts-conseils mandatée. Plus vous définirez clairement les mandats, plus vous avez de chances de négocier un contrat à prix fixe. Cette façon de faire permet de réduire votre risque financier.

 

Il est souhaitable de bien connaître l’expertise des sociétés d’experts-conseils avant de les inviter à soumettre une proposition. En communiquant de façon claire vos besoins, vous serez plus susceptible d’obtenir des propositions pertinentes. Prenez donc le temps de discuter avec elles de vos besoins et de comprendre leur mode de fonctionnement.

 

Comment cibler les sociétés d’experts-conseils avec qui envisager une collaboration potentielle ?

Les honoraires versés aux sociétés d’experts-conseils doivent correspondre à la valeur ajoutée des produits livrés. Vous avez tout intérêt à retenir les services d’une société qui possède un savoir-faire dans le type de projet que vous souhaitez entreprendre. Pourquoi ? Puisque la société qui a le plus de valeur est celle qui est en mesure de mettre à profit son expérience et son capital intellectuel pour augmenter la vélocité de votre projet.

 

Maintenez une saine concurrence entre les sociétés dont vous sollicitez les services. Invitez au moins trois sociétés différentes à répondre à votre appel de proposition. Prévoyez suffisamment de temps pour rédiger un appel de proposition de qualité. Plus le document sera complet et précis, moins les sociétés s’appuieront sur des hypothèses pour rédiger leur soumission, et mieux vous serez en mesure de comparer les propositions que vous recevrez.

 

Gardez aussi en tête que ce n’est pas toujours le prix le plus bas qui représente la plus grande valeur pour vous. Un peu comme lorsqu’on fait du recrutement, prenez le temps de préparer une grille d’évaluation des propositions. Dans cette grille, évaluez la compréhension du mandat, la couverture de la portée, l’expérience du domaine d’intervention, la connaissance de votre industrie, la qualité de l’équipe proposée, le prix, l’approche, etc.

 

Faites également appel au service d’approvisionnement de votre organisation pendant le processus de sélection. Son expertise vous permettra d’obtenir des conditions plus avantageuses ainsi que de maximiser votre pouvoir d’achat.

 

Comment choisir la société d’experts-conseils avec qui vous travaillerez ?

Une fois les propositions en main, n’hésitez pas à mener des entrevues. Vous pourrez ainsi évaluer le niveau de compétence des ressources proposées par les différentes sociétés. Vous serez donc en mesure de vous assurer qu’elles possèdent l’expérience requise pour réaliser le mandat. N’hésitez pas à obtenir des références de la part de leurs clients.

 

Avant que la société termine son mandat, assurez-vous qu’un transfert de connaissances a lieu entre les consultants et vos employés permanents. Cette phase, appelée le soutien post-implantation, a l’objectif de favoriser l’acquisition des compétences au sein de votre équipe tout en maximisant votre investissement.