La gestion de changement : beaucoup plus qu’un plan de communication

La gestion du changement dans un contexte d’implantation de progiciel comporte trois volets. Pour maximiser ses résultats, il faut donc une bonne communication, une formation adéquate des ressources et un développement organisationnel efficace.

 

C’est essentiel de porter attention aux grands changements qui ont un impact sur une organisation lors d’un projet de transformation. Une gestion du changement efficace permettra à l’entreprise, à la clôture du projet, de retirer les bénéfices d’affaires attendus. Au contraire, la résistance au changement pourrait l’en empêcher de tirer profit des transformations liées au déploiement de nouveaux processus d’affaires et systèmes.

 

Découvrez pourquoi la gestion du changement est beaucoup plus qu’un plan de communication.

 

Volet #1 de la gestion du changement : La communication

Dès le début d’un projet, la communication est importante. Il faut d’ailleurs réussir à ce que le message soit clair pour chacun de nos auditoires. L’équipe experte pour gérer le changement s’affairera donc à bien comprendre le dossier de décision qui a servi à justifier le lancement du projet.

 

Durant la conception du projet (et même après), l’équipe responsable du changement doit garder en tête les bénéfices escomptés. Par la suite, ces experts déterminent les parties prenantes sur lesquelles le projet aura un impact. À l’inverse, l’équipe évalue aussi les parties prenantes qui pourraient avoir un impact sur le projet. Il faudra rencontrer chacune d’entre elles à cet effet.

 

La prochaine étape consiste à établir les changements entraînés par le projet et à bien comprendre en quoi ils affecteront chacune des parties prenantes. Une matrice sera alors créée et servira de base à l’élaboration des stratégies de gestion du changement à utiliser tout au long du projet. Les stratégies adoptées seront basées principalement sur des approches de communication, de formation et de développement organisationnel.

 

Volet #2 : La formation

Les défis posés par les projets d’implantation sont davantage de nature humaine que technologique. C’est donc important de dédier les ressources nécessaires pour aider les parties prenantes à cheminer jusqu’à la réalisation des bénéfices escomptés. Cette phase du projet, vu comme la formation des ressources, n’engendre pas de coûts importants. La portion des coûts dédiés à la formation est donc minime comparée à l’ampleur de son impact à long terme.

 

Les experts en gestion du changement contribuent également à la progression l’équipe de projet. L’objectif est de mettre en place une équipe performante (et formée) le plus rapidement et efficacement possible : constitution, tension, normalisation, production, dissolution.

 

Volet #3 de la gestion du changement : Le développement organisationnel

Les organisations TI subissent souvent de forts impacts causés par le déploiement de nouveaux systèmes. On constate donc qu’elles sont souvent les grandes oubliées de la gestion du changement. Pourquoi ? Probablement parce que l’on porte davantage attention aux unités d’affaires en supposant à tort que les TI s’adapteront.

 

Le rôle de la gestion du changement ne se termine pas lorsque les processus d’affaires sont mis en production. Une portion de l’équipe devra rester en place afin de s’assurer de la réalisation des bénéfices escomptés. Ceci nécessite souvent de renforcer les principes et décisions sous-jacents aux transformations déployées. Durant cette étape, l’équipe de gestion du changement accompagne aussi les gestionnaires dans l’exécution des activités de développement organisationnel requises. On peut penser, entre autres, au déplacement de ressources, à la modification des structures organisationnelles, à la mise au point des effectifs, aux modifications de plusieurs rôles au sein de l’organisation, etc.

 

ATTENTION !

Trop d’organisations se lancent dans l’implantation d’un progiciel sans obtenir l’aide d’une équipe externe experte en gestion du changement. Résultat : des chiffres décevants. En effet, beaucoup d’entreprises n’obtiennent pas le niveau de succès attendu et mentionnent souvent qu’elles procéderont autrement lors de prochains projets.

 

L’attitude envers la gestion du changement varie significativement d’une organisation à une autre. Elle varie même parmi les gestionnaires des organisations en question. Certains gestionnaires se montrent sceptiques quant à l’ajout de ressources en gestion du changement aux équipes de projet. Il sera donc important, pour le promoteur du projet, de les convaincre qu’il s’agit de ressources essentielles au succès de tout projet d’envergure. Leur absence constitue un risque majeur d’impacts négatifs.