Comment optimiser l’utilisation des listes et des bibliothèques dans Sharepoint ?
Chez PlanAxion, nous sommes motivés à exploiter tout le potentiel des outils qui sont à notre disposition. Nous planifions donc des formations sur l’heure de dîner pour qu’un maximum de gens puisse y participer. C’est toujours fort apprécié ! Dans cette optique et afin d’offrir à notre équipe des moyens pour simplifier le processus de travail, la dernière formation que nous avons organisée portait sur la gestion des listes et des bibliothèques dans Sharepoint. Cet outil collaboratif puissant est rempli de fonctionnalités et de possibilités que chacun devrait connaitre.
1 — La création de bibliothèques
Les bibliothèques consistent en un recueil de fichiers d’un même type. Par défaut, on peut créer des bibliothèques de documents. Mais c’est possible d’en ajouter de nombreuses autres, comme des collections d’images ou de formulaires.
Il ne s’agit pas seulement de joindre des fichiers sans stratégie préalable. Un peu comme les bibliothèques municipales, que nous connaissons tous, Sharepoint offre de configurer et de personnaliser l’outil. Selon ce que l’on souhaite, nous pouvons ajouter ou enlever des colonnes qui aideront à notre travail. Pour un projet, on peut penser à créer une colonne « Vendeur » pour rapidement être au fait de l’employé qui en est responsable. C’est aussi possible de montrer des colonnes qui renseignent sur la sorte de fichiers. Dans tous les cas, l’utilisateur a le choix de sélectionner des colonnes qui sont déjà existantes dans le système ou d’en créer des nouvelles.
Pour les deux types, on peut rendre obligatoire l’ajout d’informations dans les sections. C’est au moment de l’importation d’un fichier qu’une fenêtre s’ouvrira pour nous permettre de remplir les cases importantes. Ça nous force à avoir une bonne discipline lorsqu’on glisse des documents dans la bibliothèque avec l’objectif d’y revenir faire une recherche un peu plus tard. En ayant ajouté des valeurs obligatoires, les colonnes vous permettront éventuellement de faciliter vos filtres, mais aussi, vos regroupements (on a qu’à penser à la colonne vendeur, qui pourrait nous aider à classer les éléments selon la personne responsable de la vente).
Petit truc : activez le mode grille pour apporter des modifications rapidement à plusieurs fichiers. Vous éviterez ainsi de faire plusieurs fois la même manœuvre.
Sharepoint nous offre de stocker des dossiers de travail pour une utilisation personnelle, mais son objectif premier, c’est de favoriser la collaboration dans les équipes en partageant les documents. D’ailleurs, à ce sujet, il faut créer un affichage et activer le mode public pour rendre les fichiers visibles et permettre à vos collègues de les modifier.
2 — Le travail en équipe : la validation des documents
Lorsqu’on travaille en équipe, de nombreuses personnes peuvent modifier les documents. Sharepoint a donc décidé de créer un mécanisme de validation, qui permet aussi de réduire les échanges par courriel. Pour ce faire, il faut d’abord mettre en place une demande d’approbation dans la bibliothèque. Ensuite, nous pouvons ajouter un groupe d’approbateurs qui peut avoir des rôles différents. Ces personnes sont les dernières du processus à consulter le document. Elles peuvent l’accepter tel quel, le refuser, le mettre en attente ou rédiger un commentaire.
Tant que le fichier n’a pas été approuvé, il se trouve en mode brouillon. Ça augmente ainsi la sécurité et garantit une meilleure qualité dans la livraison des documents. En fait, ça permet aussi à votre équipe de s’assurer que la version finale est bien la bonne.
3 — Les listes : pour une vue globale de l’administration et de la gestion
Les listes dans Sharepoint ont la capacité d’aider à faciliter l’administration. On peut y intégrer des bibliothèques, mais aussi, des colonnes personnalisables que nous pourrons ensuite utiliser pour filtrer toute l’information qui s’y trouve.
Par exemple, on pourrait décider de créer une liste pour la gestion des ressources dans l’entreprise ou encore, pour la résolution des soucis techniques. Cette dernière liste pourrait être composée de colonnes pour la description du problème, la date de l’ajout, l’état, la personne désignée, etc. On peut aussi utiliser les colonnes pour gérer les emprunts, les congés, les incidents et les allocations de dépense. Le potentiel est grand, mais surtout, sans limite.
Nous souhaitons avoir pu vous inspirer à utiliser différemment les listes et les bibliothèques dans Sharepoint ! PlanAxion est toujours à la recherche de courtes formations (d’une durée d’environ une heure) qui peuvent être données sur l’heure du dîner à notre équipe. Vous avez des idées ou vous offrez vous-même des formations ? Contactez-nous pour en discuter !