L’estimation des coûts d’un projet : simple mais sans pardon

Comment procéder à l’estimation des coûts d’un projet ? Un changement technologique requiert une certaine organisation. D’abord, c’est essentiel que vous choisissiez la solution à implanter en fonction de vos objectifs. Ensuite, il faut en déterminer les grandes composantes : progiciels, processus, changements organisationnels, acquisitions de matériel, infrastructures, intégrations. C’est après avoir défini vos besoins, vos objectifs et les composantes de votre projet que vous pourrez procéder à une estimation des coûts.

 

1 — Estimation des coûts : déterminer les livrables

Quand on met un projet en branle, il faut sélectionner les livrables qui seront à produire. Il est prudent de découper un projet en livrables ne s’étirant pas sur une trop longue période. C’est plus difficile d’estimer un grand bloc de travail que plusieurs petits. De plus, travailler sur une période plus courte facilite la planification du projet et son suivi.

 

Pour chacun des livrables sélectionnés, on doit déterminer le ou les inducteurs de coûts ayant le plus d’impact et y associer les métriques d’effort pertinentes. Il faut bien comprendre quels types de ressources seront requises pour la réalisation de chacun des livrables. On analyse ensuite les portions des efforts estimés à réaliser par chacun des types de ressources. Enfin, on devra également s’informer des taux horaires de chacune des ressources.

 

Calculer les coûts d’un projet requiert une bonne planification. C’est préférable de ne pas s’y prendre à la dernière minute pour la préparer, mais aussi, de ne pas la faire seul. À qui devriez-vous faire appel ? À des experts (qui feront, idéalement, partie de l’équipe de projet). Faites participer ces experts pour chacune des composantes de la solution, selon leurs forces. Ils pourront vous aider à mettre des chiffres sur vos livrables. Les équipes de projet s’en tiennent à une estimation lorsqu’elles ont participé à sa préparation. Elles ont aussi moins tendance à douter de son réalisme.

 

2 — Comment faire l’estimation des coûts d’un projet ?

Dans une prévision des coûts d’un projet, il faut appliquer un certain niveau de contingence. Une estimation étant un calcul basé sur ce qu’on connaît, les coûts peuvent varier selon les événements et les changements. On suggère d’appliquer un pourcentage de contingence pour chacune des composantes évaluées dans l’estimation. C’est préférable de travailler de cette façon plutôt que d’utiliser un pourcentage pour l’ensemble des composantes. On s’assure ainsi de mieux tenir compte des risques individuels de chaque composante.

 

La crédibilité d’une estimation tient toutefois autant dans sa précision et son exactitude que dans le consensus. Le consensus doit se bâtir entre les membres du groupe d’experts qui ont préparé l’évaluation et le promoteur du projet. Ce consensus est l’une des bases de l’engagement entre l’équipe de projet et son promoteur. Dans le contexte d’un projet impliquant des tiers, le consensus atteint jette les bases de l’entente contractuelle.

 

Il arrive souvent que le coût anticipé dans le calcul soit plus élevé que ce qui était attendu. Dans ce cas, ne vous hâtez pas à réduire votre tarification ou votre calcul parce que le montant total vous semble trop haut ou parce qu’il ne convient pas à tous. Si vous avez fait vos calculs rigoureusement et que vous avez confiance en votre approche, soutenez votre montant prévu devant la critique. Vous pourrez peut-être réduire la portée du projet soit ou modifier son approche. Vous pourrez peut-être réussir à étaler le projet sur une plus longue période.

 

3 — Comment analyser la précision de l’évaluation des coûts ?

La validation d’une estimation peut se faire en la comparant à d’autres qui sont préparées de façon indépendante. Si cela est possible, faites préparer simultanément plus d’une évaluation des coûts pour votre projet par des équipes indépendantes. Vous pouvez également comparer votre prévision aux coûts réels d’un autre projet comparable au vôtre et qui a été complété avec succès.

 

Après cette analyse, il vous sera possible de connaître les écarts entre les évaluations et d’apporter les corrections nécessaires. Il est donc important de conserver l’historique des coûts de projets antérieur. Vous pourrez utiliser cette information dans la préparation et la validation d’estimations des coûts d’un nouveau projet.

 

Vos estimations doivent être préparées et documentées avec suffisamment de détails pour pouvoir gérer efficacement d’éventuelles demandes de changement. Il sera plus facile d’évaluer l’impact d’un changement de portée si les hypothèses qui les appuient sont clairement énoncées. Un calcul détaillé sur le plan des livrables rend également la préparation du plan de projet plus simple.

 

En résumé, il est relativement facile de préparer de bonnes estimations des coûts d’un projet. Les sous-estimations sont, par contre, extrêmement néfastes. C’est donc justifiable de consacrer le temps requis et d’investir des efforts significatifs afin de préparer des estimations de qualité.