Comment implanter avec succès un système ERP?

La mise en œuvre d’un progiciel de gestion intégré (communément appelé ERP, pour Enterprise Resource Planning) n’est pas banale pour une entreprise. Le changement technologique et l’adaptation des manières de faire représentent un défi pour les utilisateurs. L’implantation du système ERP demande donc une préparation et une segmentation. D’ailleurs, sauriez-vous comment choisir un progiciel intégré (ERP)? J’ai rédigé un article sur le sujet.

Comment implanter avec succès un système ERP et tirer le meilleur d’un tel projet ?

Le secret, c’est de diviser le projet en étapes. Évidemment, il faut considérer d’autres aspects. Toutefois, l’implantation graduelle d’un système ERP accroît son acceptation par les utilisateurs. L’entreprise réussit donc à mieux adapter la solution à ses besoins. Directement, les chances de réussite de l’ERP sont maximisées !

La méthode classique veut que l’on définisse un budget pour un mandat d’une portée fixe et livré à une date butoir. Le go live, c’est-à-dire le démarrage complet du système pour l’organisation, marque ainsi la fin du projet.

Or, livrer en bloc un système qui dépasse la compréhension et la courbe d’apprentissage des utilisateurs ouvre la porte aux effets indésirables. Les utilisateurs risquent d’être réfractaires aux changements trop prononcés. Ils peuvent alors faire un mauvais usage du logiciel, le contourner ou même refuser de s’en servir.

Comment diviser les étapes de l’implantation ?

Afin de prévenir ces réactions possibles, il faut utiliser une manière de procéder moins rigide. Il faut laisser le temps aux utilisateurs de s’adapter et d’appréhender le nouveau logiciel. L’idéal est de prévoir un découpage de la portée. À la date d’implantation, on commence à utiliser le système, mais sans le déployer dans son intégralité. Aux fonctions plus simples, on ajoute graduellement les plus complexes. Le go live ne marque pas la fin du projet, mais sert d’étape intermédiaire.

Prenons l’exemple des applications qui concernent l’intelligence d’affaires. Elles devraient toujours être abordées après le go live. C’est un changement trop brusque de demander à un utilisateur de se projeter dans l’avenir pour évaluer ses besoins en reporting de gestion. Il faut avant tout que son nouvel outil de base soit maîtrisé.

Cette approche différente de la portée implique une gestion plus flexible fondée sur l’analyse coûts/bénéfices. L’attention portée aux coûts et aux délais de livraison d’un projet ne devrait jamais entrer en conflit avec l’optimisation du processus. Il est essentiel de concentrer les efforts sur la valeur ajoutée que le système confère à l’organisation plutôt que sur la gestion exclusive des budgets et des échéanciers. Il faut toujours garder en tête l’optique d’amélioration continue. Ce changement de culture s’avère payant à long terme.

La fragmentation de la portée constitue un facteur essentiel de la réussite de l’implantation d’un système ERP. Elle maximise la performance en adaptant les fonctions du logiciel aux besoins particuliers de l’entreprise. Ça permet donc aux utilisateurs de s’acclimater en douceur. C’est une combinaison de leviers stratégiques garante d’une compétitivité très élevée !