La formation de l’équipe de projet – une étape cruciale lors de l’implantation de progiciels

L’implantation de progiciels apporte son lot de changements, dont plusieurs dans la façon de travailler. Pour cette raison, la formation des membres de l’équipe de projet est cruciale puisqu’elle permet de s’assurer d’un niveau de performance optimal de leur part. La formation peut être abordée sous plusieurs angles : outils de productivité, méthodologie, progiciels à implanter, fonctionnement en mode projet, etc. Nous nous attarderons ici à la formation sur les progiciels.

À quel moment commencer la formation sur les progiciels ?

Dans un monde idéal, la formation devrait débuter immédiatement après la rencontre de lancement de projet. Cette façon de faire permet de créer rapidement un effet de mobilisation. De plus, commencer la formation rapidement est bénéfique à plusieurs égards. Elle permet aux membres de l’équipe de se familiariser avec la nouvelle technologie. Finalement, elle simplifie le processus d’arrimage des besoins d’affaires que le projet vise à satisfaire avec les fonctionnalités offertes par les progiciels.

Il est possible que les participants aux formations se sentent submergés par la quantité de renseignements reçus durant les séances. Il est tout à fait normal de ne pas être en mesure de tout retenir. L’essentiel, au début du projet, est d’être exposé aux possibilités « du coffre à outils », et non pas de maîtriser les outils en question.

Quel type de formation recevra l’équipe de projet ?

La nature de la formation donnée à l’équipe de projet est fort différente de celle qui sera dispensée aux usagers. Ces derniers recevront une formation au moment où le nouveau système sera prêt à passer en production.

La formation est encyclopédique, elle vise à donner une compréhension de l’ensemble des fonctionnalités mises à leur disposition. De son côté, la formation des usagers comble les besoins individuels de chacun. L’objectif, dans ce cas, est de s’assurer que chaque usager maximise le potentiel de son rôle clé à l’intérieur des processus d’affaires le concernant.

Durant cette formation, les participants reçoivent un enseignement théorique et ont l’occasion de faire des exercices pratiques en utilisant le progiciel. Des questions fort pertinentes sont fréquemment posées. Cependant, bien qu’elles soient toutes très pertinentes, elles débordent souvent du cadre des fonctionnalités des progiciels. En effet, elles portent davantage sur des choix d’orientation que l’équipe de projet aura à prendre pendant l’implantation du progiciel. Il est donc recommandé de répondre à ces précieuses questions au retour des participants dans les bureaux de projet.

Qui procède à la formation de l’équipe de projet?

La formation est habituellement donnée par le fabricant des applications ou l’un de ses partenaires. Dans certains cas, ce sont des spécialistes en implantation de progiciels qui donnent la formation. La plupart du temps, ce sont des experts en formation qui s’en chargent. L’expérience démontre qu’il est préférable de recourir à ces derniers.

Le coût de cette formation est habituellement élevé, mais en vaut vraiment la peine. Les séances de formation sont de puissants accélérateurs permettant à une équipe d’acquérir des connaissances essentielles à la prise de décisions tout au long du projet. On ne peut pas s’attendre à devenir un expert en implantation des applications en un éclair. La maîtrise de ces outils à un niveau expert requiert habituellement des années d’expérience qui sont acquises en participant à plusieurs projets d’implantation.

Pour terminer, il faut prendre soin de bien préparer l’ensemble du plan de formation. De cette façon, on s’assure de couvrir tous les sujets pertinents. On rejette aussi les sections du matériel de formation qui ne sont pas incluses dans la portée du projet. Il ne faut surtout pas oublier de tenir compte des enjeux de logistique et des contraintes budgétaires.