Recrutement : 14 questions à se poser avant de recruter les membres d’une équipe de projets

Le recrutement est essentiel lorsqu’on désire implanter une nouvelle solution d’affaires. Cette étape permet de former une équipe de projets performante aux compétences complémentaires. Le recrutement efficace est un art complexe : c’est pourquoi des professionnels en font leur métier ! Vous devez quand même considérer différentes options quand vous planifiez recruter. Voici 14 pistes de réflexion pour vous guider.

 

Avant le recrutement

 

1— La définition des buts et des objectifs de chacune des campagnes de recrutement

S’agit-il d’acquérir des expertises qui n’existent pas dans l’organisation ? Cherche-t-on à multiplier la taille d’une équipe de projets afin de répondre à une demande de main-d’œuvre ponctuelle ?

 

Ces questions constituent la première étape du recrutement. Les réponses à ces questions vous permettront de cibler les gens intéressés par votre type d’emploi : permanent ou contractuel.

 

2 — La définition du nombre de personnes à recruter

Qu’est-ce qui détermine le nombre de ressources à recruter ? Un besoin ad hoc pour un remplacement temporaire ? Une stratégie d’entreprise en particulier ? Quels sont les plans de ressources pour l’ensemble des projets de votre organisation ?

 

En d’autres mots, ici, vous ciblez vos besoins. Le recrutement doit vous aider à combler ces besoins selon vos objectifs définis au point 1.

 

3 — La composition de l’équipe à former

Quelle sera la nature de la composition de l’équipe à former ? De quels types de ressources avez-vous besoin (internes ou externes, débutantes ou chevronnées, spécialisées ou généralistes) ? Sera-t-il nécessaire d’effectuer un transfert de connaissances afin de protéger la pérennité des expertises acquises ?

 

À cette étape, vous définissez donc le type de poste que vous offrirez aux futurs membres de votre équipe de projets. Vous définissez aussi les compétences requises pour en faire partie.

 

4 — Les ressources temporaires et les employés permanents

Des employés actuellement en poste dans des unités d’affaires de votre entreprise seront-ils affectés au projet ? Allez-vous remplacer les employés permanents (à leur poste actuel) par des ressources temporaires ? Les employés permanents retrouveront-ils leur poste actuel, lorsque le projet sur lequel ils sont affectés sera terminé ?

 

L’exercice, ici, est d’évaluer les membres qui forment déjà votre équipe interne : vos employés à temps plein. Vous connaissez la façon dont ils travaillent ainsi que leurs compétences. Certains, avec l’expertise qu’ils possèdent, pourraient participer au bon déroulement de votre projet. Pourquoi ne pas migrer temporairement des employés permanents à votre projet ?

 

5 — Les avantages de participer au projet pour les employés permanents

Quel sera l’impact sur la progression de la carrière des employés permanents s’ils se voient confier un projet ? Quelles sont vos politiques en matière de ressources humaines ? Permettent-elles aux employés d’obtenir des promotions lorsqu’ils sont affectés à des projets ? Quels sont les avantages, pour vos employés, de participer à votre projet ?

 

Lorsqu’un employé permanent se voit offrir une plus grande charge de travail avec plus de responsabilités, il va de soi qu’il s’attend à une augmentation salariale (ou autres promotions). C’est compréhensible. Il faut donc vous réinventer et offrir de réels avantages à vos employés pour les motiver à participer à votre projet.

 

6 — La préparation du recrutement

Qui se chargera de préparer les descriptions des tâches pour chacun des postes à pourvoir ?

 

C’est à cette étape que vous sortez vos plus belles plumes pour rédiger une offre d’emploi unique et intéressante. Intégrez la description du rôle, les responsabilités encourues par le poste, les aptitudes et expertises requises, le niveau d’expérience, etc. Profitez-en pour ajouter une touche plus humaine en parlant de l’ambiance de travail, de vos valeurs et de votre histoire.

 

7 — La rémunération

Existe-t-il des enjeux d’équité relativement au plan de rémunération de votre entreprise entre les nouvelles recrues et les employés déjà en poste ? Une nouvelle recrue n’est pas nécessairement tout droit sortie de l’école. Il peut s’agir d’une ressource riche de ses années d’expertise. Comment allez-vous gérer sa rémunération par rapport à vos employés permanents ?

 

Il est normal que les façons d’établir la rémunération entre les experts requis pour un projet et vos employés permanents soient différentes. C’est d’autant plus difficile à comparer avec le plan de rémunération courant de votre entreprise.

 

Pendant le recrutement

 

8 — La réception des candidatures

Quel sera le mécanisme utilisé pour obtenir des candidatures ? Des annonces seront-elles publiées sur des sites de recrutement ? Des réseaux sociaux comme LinkedIn seront-ils utilisés ? Les services d’un chasseur de têtes seront-ils retenus ?

 

Bref, ici, vous ciblez les bonnes plateformes pour attirer les bons candidats. Chaque domaine est différent. Faites donc une recherche sur le vôtre pour connaître les façons optimales de recruter des candidats de qualité.

 

9 — La préparation des entrevues

Qui préparera les grilles d’entrevue et d’analyse des candidatures ? Quels seront les gestionnaires les plus aptes à procéder aux entrevues ? Est-ce que le service des ressources humaines interviendra dans le processus ?

 

En établissant une grille d’entrevue, vous vous assurez que tous les candidats répondent aux mêmes questions et sont soumis aux mêmes mises en contexte. Votre grille d’analyse sera ensuite efficace pour repérer les candidats qui se seront démarqués. Répartissez les tâches (création des grilles, préparation et analyse des entrevues) selon les compétences de chacun.

 

10 — La gestion du recrutement

Les activités de recrutement seront-elles gérées de façon centralisée ou chacune des équipes du projet gérera-t-elle ses embauches ?

 

En d’autres mots, déterminez si les ressources humaines de votre organisation dirigeront l’ensemble du recrutement selon les procédures établies.

 

Après le recrutement

 

11 — La sélection des candidats

Après les entrevues, il faudra procéder à la sélection des candidats et à la validation des références. Vous négocierez aussi certaines ententes pour des postes permanents, temporaires ou encore, contractuels. Ferez-vous appel au service des achats de votre entreprise afin de négocier les ententes avec les ressources provenant de firmes de consultation ? Ferez-vous plutôt appel à votre département des ressources humaines ?

 

12 — L’entrée en fonction des nouvelles ressources

Comment accueillez-vous les nouvelles ressources dans votre entreprise ? Avez-vous une procédure d’accueil qui rendra leur entrée en fonction plus efficace ? Comment évaluez-vous leur rendement ?

 

Il faudra songer à des grilles d’évaluation de rendement et à des plans de perfectionnement pour vos nouvelles ressources. C’est de cette façon que vous leur permettrez de s’améliorer et que vous pourrez atteindre les objectifs de votre projet. C’est aussi en évaluant la qualité et le rendement des candidats retenus que vous pourrez mesurer la qualité de votre recrutement.

 

13 — Le maintien des talents dans l’entreprise

Votre entreprise a-t-elle des incitatifs pour garder ses employés, ses talents en forte demande sur le marché ? Quelles mesures allez-vous mettre en place pour les conserver ? Quel est le niveau de compétitivité de l’organisation en matière de rétention de ressources spécialisées ?

 

À cette étape, ce sont les avantages de votre politique d’entreprise qu’il faut cibler. Rémunération, avantages sociaux, ambiance de travail, valeurs d’entreprise, etc. Pourquoi vos employés devraient-ils continuer de travailler pour votre entreprise plutôt que pour celle de votre compétiteur ?

 

14 — Les firmes de services-conseils

Quelles sont les politiques de l’organisation en matière d’embauche de firmes de services-conseils ? Avez-vous déjà fait appel à des firmes-conseils ?

 

Une firme de services-conseils, comme PlanAxion, est très utile pour mener à bon port un projet technologique. Ces firmes sont des habituées de contrats à durée prédéterminée. De plus, elles possèdent un réseau important de ressources différentes pour combler tous les besoins du projet de votre entreprise. Les firmes de services-conseils simplifient et accélèrent le recrutement. On a d’ailleurs rédigé un article pour vous aider à maximiser le potentiel de votre partenariat avec de telles firmes.

 

Vous avez là 14 pistes de réflexion pour guider votre recrutement. On comprend donc pourquoi la sélection, le recrutement et la rétention des membres d’une équipe figurent parmi les principales responsabilités des gestionnaires de projets.