Les modifications aux progiciels : une mauvaise habitude très coûteuse

Les modifications aux progiciels sont coûteuses, et ce, à tous les égards. On pourrait les comparer à des saveurs de crème glacée. Dans l’univers des progiciels, il n’y a pas de meilleure saveur que la vanille. En d’autres termes, les modifications aux progiciels laissent souvent une saveur amère.

 

On suggère donc d’adopter des processus d’affaires pris en charge par des progiciels. Cette façon de faire est beaucoup plus efficace que d’apporter des modifications aux progiciels pour les adapter à votre organisation.

 

Pourquoi les modifications aux progiciels sont-elles très coûteuses ?

Comme on l’a dit plus haut, ces modifications sont coûteuses à développer et à entretenir par la suite. De plus, elles représentent des facteurs de risque majeurs pour un projet d’implantation. Pourquoi ? Le développement d’une application est déjà complexe et coûteux. Il ne devrait jamais être mis en place sans qu’une analyse de coûts et de bénéfices complète ait été effectuée.

 

Les mises à jour des progiciels peuvent, elles aussi, devenir très coûteuses. En effet, lors d’un passage à une nouvelle version, les modifications apportées devront être revues et adaptées afin de s’intégrer à la nouvelle version. C’est une opération coûteuse qui retardera l’échéancier du projet de migration. Il est aussi fort possible que l’équipe de projet qui a initialement développé la modification au progiciel ne soit plus disponible et que l’on ne retrouve plus la documentation.

 

Pourquoi ne devrait-on pas apporter de modifications aux progiciels ?

Il se produit également des cas où les modifications à un progiciel sont très importantes. Dans certains cas, il se peut que le fabricant ne puisse plus honorer le contrat de soutien post-implantation de son produit. C’est une problématique assez importante si le progiciel a besoin d’une mise à jour ou d’un entretien.

 

Avant de modifier un progiciel, il est donc essentiel de bien comprendre tous les coûts liés à la conception, à l’entretien, au soutien, et éventuellement à la migration des modifications souhaitées. Une analyse des bénéfices apportés par la modification devra également être produite.

 

Que faire si le progiciel a besoin d’une modification ?

Malgré les coûts, il se peut que votre progiciel ait besoin d’une réelle modification. Avant de procéder vous-mêmes au développement d’une modification, informez-vous auprès du fabricant. Serait-il possible que la fonctionnalité en question puisse être livrée dans la prochaine version du progiciel ?

 

Une autre façon de vous assurer du bon fonctionnement de votre modification est de la faire développer par le fabricant de votre progiciel. Demandez-lui combien il vous en coûterait pour prendre en charge cette modification une fois celle-ci mise en production. Vous pourriez quand même décider de développer vous-même cette modification. Dans ce cas, informez-vous auprès du fabricant de la meilleure façon de procéder et demandez-lui de revoir votre design.

 

Pourquoi les modifications aux progiciels étaient-elles monnaie courante il y a 20 ans ? La réponse est simple : les progiciels offraient moins de fonctionnalités et étaient moins complexes. De nos jours, ces progiciels ont beaucoup évolué et prennent généralement en charge les pratiques d’affaires les plus répandues et reconnues. Ils sont donc plus complexes.

 

Une extension au progiciel plutôt qu’une modification

Certains éléments ne sont toutefois pas considérés comme des modifications aux progiciels. On peut penser, entre autres, aux interfaces, aux programmes de conversion de données et aux rapports. Les interfaces sont souvent essentielles pour pouvoir intégrer le progiciel aux autres applications qui soutiennent une organisation. Il n’en reste pas moins qu’elles sont coûteuses à développer et à tester.

 

En dernier recours, il est possible de développer une extension à un progiciel sans risquer d’en compromettre l’intégrité. Une extension ajoute de la fonctionnalité sans modifier le progiciel. Sa création doit, par contre, suivre certaines règles. En premier lieu, il ne faut, en aucun cas, créer directement des enregistrements dans la base de données du progiciel. S’il est nécessaire d’en créer, il faut le faire en utilisant les interfaces fournies par le fabricant.

 

N’oubliez pas de bien documenter toutes les modifications, extensions, interfaces, ou tout travail de développement qui entoure un progiciel. Ces documents seront des mines d’or. Ils serviront à soutenir la production du progiciel et la migration à la prochaine version.

 

Pour terminer, avant d’apporter des modifications, rappelez-vous les raisons qui vous ont d’abord poussées à faire développer un progiciel. Était-ce pour éviter de devoir vous-mêmes faire du développement ? Souhaitiez-vous avoir accès facilement aux nouvelles versions ? Aviez-vous l’objectif de profiter des meilleures pratiques d’affaires offertes par un progiciel ? Les modifications aux progiciels peuvent paraître plus économiques à court terme. Elles ne simplifieront toutefois pas les processus d’affaires à moyen et à long terme, ni lorsqu’une nouvelle version du progiciel sera disponible. C’est un pensez-y-bien.